Wehre dich gegen den E-Mail-Terror!

Tag für Tag wird gut bezahlte Arbeitszeit durch E-Mails vernichtet. Drastischer dargestellt: Arbeitnehmer verplempern während ihres ganzen Berufslebens durchschnittlich drei Lebensjahre mit dem Checken und Löschen unnützer Post.

Die elektronische Post ist praktisch und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Ob alle Mitarbeiter gleichzeitig über ein Ereignis informiert werden sollen, oder Termine abgestimmt werden müssen, oder Dokumente verteilt werden müssen. Alles passiert ebenso einfach wie effizient in Windeseile.

Aber E-Mails können auch zur Plage werden. Immer dann, wenn Mails an mehrere Personen gleichzeitig mit der Bitte um Aktion versendet werden, kommt es zum sogenannten Schneeballeffekt. Aus einer Mail werden schon mal 10 oder mehr. Forscher haben festgestellt, dass mit jeder versendeten E-Mail eine Konversation um den Faktor 2,3 wächst. Da kann man sich schon mal belästigt fühlen, wenn der Signalton des Posteingangs nicht stillschweigt und die Arbeit ständig unterbrochen wird.

Was kann man aber konkret tun, um die E-Mail-Flut einzudämmen und unfreiwillige Pausen verringern zu können?

• Deaktiviere den E-Mail-Signalton
• Checke deine elektronische Post nur noch zwei oder drei Mal am Tag. So wird dein Arbeitsfluss nicht unnötig oft unterbrochen.
• Sortiere deine Mails nach Absendern, das erleichtert dir das Prioritäten setzen und das Selektieren der Mails
• Achte beim Verfassen von E-Mails drauf, dass sie konkret und lösungsorientiert formuliert sind. Stelle möglichst wenige Fragen, wenn du eine Pingpong-Konversation vermeiden möchtest. Gibt es zu einem Thema noch viele offene Punkte abzuklären ist das Telefon wahrscheinlich, das bessere Kommunikationsmittel.
• Versende Mails immer nur an Personen, für die das Thema relevant ist

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